Digitaal opslaag van aktes

Dag Johan,

Daarin verschillen heel wat meningen.

De hoofdvraag begint met:
(A) gebruik je een genealogisch programma (bijv. Aldfaer of Progen?)
Daarin zijn veel mogelijkheden.

Zo niet wat gebruik je dan wel?

Guus,

Ik heb al mijn oude gegevens in Pro-Gen staan. Ben nu bezig om alles vast te leggen in GensdataPro. Dit doe ik bewust opnieuw omdat de importmogelijkheid van ProGen bestanden in GensdataPro alleen maar kan met de standaard layout van ProGen. En laat ik die layout nu enigzins gewijzigd hebben :-)
Daarnaast is het zo'n 10 jaar geleden dat ik met genealogie bezig ben geweest. door het opnieuw in te voeren check ik meteen of alles klopt en kom ik weer beter in de familierelaties.

In GDP zit een dossiermogelijkheid. En daar maak ik natuurlijk gebruik van. maar ik wil ook dat ik mijn bestanden kan (blijven) benaderen buiten een programma om. Ik wil dus niet altijd eerst in een programma een nummer op moeten zoeken om vervolgens naar de juiste bestanden te gaan.

De vraag is dus eigenlijk. Op welke manier kan ik e.e.a. opslaan buiten enig programma om en toch makkelijk iets over een persoon of een relatie terug kan vinden.

Ik heb al op Internet gezocht maar kan over dit onderwerp niet zo heel veel vinden.

Hoe doen archieven dat eigenlijk?

Groet

Johan

In dat geval, maar meningen zullen erg verschillend zijn.

Mijn voorkeur:

1 map met gegevens --> onder verdelen per gemeente (gemeente van aktedatum).

dan bijv: Begraven in Gemert op 21-06-1780.

opslaan in map Gemert: 1780-06-21B
doop op die datum 1780-06-21D
trouw op die datum 1780-06-21T
overlijden 1820-06-21O
huwelijk 1820-06-21H
geboren 1820-06-21G

Ikzelf heb het niet nodig.... dus ik verzin maar wat.

Er zijn verschillende methoden te bedenken, kijk wat voor jou zelf goed werkt. Bedenk allereerst hoe je iets terug wilt vinden en bedenk waarop je wilt kunnen zoeken en sorteren. Welke info is belangrijk en wil je in de bestandsnaam hebben. Ik denk dat naam, plaats, jaar en soort akte belangrijk zijn. Je kunt dan voor het zoeken ook gebruik maken van de zoekfunctie in Windows.
Wat voor mij werkt (en dat is in de loop der tijd zo gegroeid): een map per type document, bijvoorbeeld geboorteakten, overlijdensakten, bevolkingsregisters, dopen, notariële akten, foto's, bidprentjes, rouwadvertenties, ....
Bijv. geboorteakten en overlijdensakten sla ik op als <naam> <jaartal> <plaats>.
Huwelijksen als <bruidegom> x <bruid> <jaar> <plaats> <aangifte/afkondiging/akte/bijlage>
Schepenakten stop ik per inventaris nummer in een map (bijv. <toegang> <inv.nr> <plaats>) en in de bestandsnaam vermeld ik meestal <toegang> <inv.nr> <folio> <familienamen> <datum>.
In Aldfaer zet ik in de notitievelden de complete bronvermelding en de akten worden gekoppeld.

Hallo Johan,
Zoals al eerder aangegeven in deze thread bestaat er eingenlijk geen standaardvorm van opslaan van gegevens.
Ik doe het zoals in dit voorbeeld: 18581125 AJ Boeren (18581126) Geboorteakte.jpg. Hierbij is eerste jaar/mnd/dag van de persoon, dan de naam van de persoon, dan tussen haakjes jaar/maand/dag van de gebeurtenis en tenslotte nog een korte beschijving van de gebeurtenis.
Voordeel hiervan vind ik dat de gebeurtenissen van een persoon allemaal onder elkaar staan in de lijst van opgeslagen bestanden (geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte).
Veel succes met het vinden van de voor jou toepasselijke manier van opslaan.
Groeten,

@Johan,

Je zou willen dat de mogekijheden van het koppelen van digitale bestanden (scan's, foto's, rapporten, etc) aan de activiteit kan doen.
Dus dat overlijdens bestanden gekoppeld werden aan het overlijden van de persoon, cq, aan het feit getuigen van de getuige persoon.
Alsmede dat de huwelijks bestanden/foto's gekoppeld konden worden aan de huwelijks geegevens en daardoor aan de beide personen tesamen.
Verder zou je willen dat een groepsfoto je kan koppelen aan de groep van personen, welke op die foto aanwezig zijn; incl. de indicatie alwaar de persoon op de foto staat.

Door het koppelen van het digitaal bestand aan de activiteit van de persoon cq. aan de groep van personen maakt het niet meer uit hoe je dat digitale bestand noemt als het maar een unieke naam is. Want dan je alles ook nog in EEN map samenvoegen en is de archivering ook simpel uit te voeren.

Wat ik aangaf is dus geen oplossing voor dit moment edoch slechts een aanzet om te komen tot een betere werking van de applicatie die de koppelingen verzorgt tussen de geregistreerde persoon en de digitale bestanden.

Hoop dat je iets kan met deze wijze van benadering.

MvG


verstuurd via mijn iPad.

Beste Johan,

je vraagt je af hoe archieven eigenlijk hun aktes digitaal opslaan; nou dat antwoord is niet zo eenvoudig te geven.
We hebben onze beheersystemen, waarin papier en digitaal aan elkaar gekoppeld zijn, met daarin ook beschrijvingen en beheerinformatie. Bovendien hebben we van ieder digitaal verschillende versies (origineel, gebruiksexemplaar etc.) en besteden we veel opslag uit.
Dus inderdaad, allemaal niet zo eenvoudig.

Met vriendelijke groeten,

Beste Johan,
Het is maar net wat u wil,,,,
Gensdata-pro is voor dit onderwerp beter dan pro-gen hoewel pro-gen ook foto's, kopies en scans kan verwerken.
Maar wat wilt u?
Chronologisch kunt u een prachtig voorbeeld zien in RTF bij www.docu-data-deurne.eu
Genealogisch (in progen) ziet u een voorbeeld op www.van-deursen-8000,nl
Wij werken bij HKV Geleen in Exell, dat werkr ook prima en overzichtelijk met véél mogelijkheden om te kijken op meerdere pagina's tegelijk.

Bronvermelding:
Naar mijn bescheiden mening zijn "Bronnen" lang niet altijd "Bronnen".
De officiele bronnen doen wij met:
Plaats, (afgekort als; in het Bossche geval: BHIC), Datum. (Plaats) Toegang, Invent.nr. akte e/o folionr. en dat is dan voor heel de wereld toegankelijk en leesbaar.
Het grote voordeel daarvan is wel; als u ze uniform maakt, dat u in heel het bestand, met bronvermeldingen kunt zoeken in alle velden. (plats, datum, toegang, Inv. en/of Folio, enz.

Sites (ook de onze) zijn géén bronnen en zelfs op sommige sites (helaas) kloppen de data lang niet altijd.

Wij nemen soms als onofficiële bronnen ook wel; rauwadvertenties, bidprentjes ed. op.
Maar wat u ook doet: het dient wel naar uw zin te zijn.
Mogelijkheden bij de vleet.
Zo hebben wij alle personen in onze bestanden een code meegegeven waarmee we snel, gemakkelijk en betrouwbaar oproepen kunnen omdat die codes zich niets aantrekken van gelijk genaamden in dezelfde periode op dezelfde plaats.

enz.etc.
Succes,

@Bert : waar je schrijft : *Je zou willen dat de mogelijkheden van digitale bestanden aan de activiteit kan doen. Dus dat overlijdens bestanden gekoppeld werden aan het overlijden van de persoon, cq, aan het feit getuigen van de getuige persoon*. Ik probeer te begrijpen wat je bedoelt met deze zin, maar daar kom ik zo niet uit. Wil je echt overlijdensbestanden koppelen aan een getuige van de getuigepersoon???

@Jan,

In die zin die je aanhaalt zijn woorden weggevallen. Ik bedoelde ermee aan te geven dat je digitale bestanden zou moeten kunnen koppelen aan de activiteit en niet altijd direct aan de persoon; die activiteit koppel je dan aan de persoon, zoals je ook doet met geboorte overlijden & huwelijk(en) EN aan alle andere personen die daar bij betrokken zijn geweest. Via de relatie persoon/activiteit geef je aan wat het verband is tussen de persoon en die activiteit.

Kort gezegd : er zijn stadia/activiteiten aan een leven die je wilt vastleggen EN aan die stadia/activiteiten dient het digitale bestand gekoppeld te worden. Dus niet direct aan de persoon.

Laat ik een paar voorbeelden noemen :
-1-Als je een activiteit toevoegt, bv. het opstellen van een erfdeling, dan koppel je die activiteit aan de verschillende personen en het digitale koppel je dan aan die activiteit tevens koppel je dat digitale ook aan de getuigen (indien relevant; bv. de voogden) die daarbij aanwezig waren.
-2-Als je een digitale huwelijksacte hebt dan wil je die koppelen aan dat huwelijk (via die huwelijksactiviteit dus aan de partners) en aan de getuigen die erbij aanwezig waren.
-3-Bij een groepsfoto maakt je een activiteit cq. groep, deze activiteit koppel je dan aan al de personen op de foto en aan die activiteit/groep koppel je dan de foto.
-4-Een pasfoto kan je wel direct aan de persoon koppelen, hiervoor is geen extra activiteit nodig.

Verstuurd via mijn iPad.

MvG